Es decir, a la hora que alguien ajeno a la organización – como un asesor o consultor e incluso alguien del interior de la misma que desee aprovechar dicha información en beneficio de un proyecto futuro, se encuentra con la cruda realidad que dicha recopilación de ganancias obtenidas de acciones que en un momento dado representaron un fracaso o un éxito en un proyecto ejecutado no tienen documentación de ninguna índole.
Podría afirmarse que las lecciones aprendidas son aquel conjunto de éxitos y fracasos o errores que el equipo de trabajo de un proyecto han logrado manejar y sortear durante la realización del mismo.
El conocimiento adquirido y el aprendizaje logrado debe en lo posible documentarse, debido a que así podremos conocer las causas de ambas situaciones y podremos procurar evitar los errores y volver a provocar los mismos éxitos en el futuro.
Si bien existen diversas teorías para documentar las lecciones aprendidas y sistematizar las experiencias, a mi modo de ver hay una muy sencilla y se llama Acta. Es por ello que sugiero a los Gerentes de proyectos como recomendación documentar sus lecciones aprendidas obtenidas dentro del proyecto en un acta firmada por el Gerente del proyecto y que sea copiada a la PMO (si existe), al patrocinador o Sponsor, a los Gerentes de otros Proyectos de la compañía para que estén al tanto de la información allí contenida y al equipo de trabajo del proyecto.
Ahora bien, dentro de ésta acta ¿Qué debemos colocar como información relevante?
Es sencillo, la información es la siguiente:
? Fecha:
Elaborado por:
? Nombre del proyecto:
? Patrocinador del proyecto:
? Gerente de Proyecto:
? Fechas y tiempos estimados:
? Fechas y tiempos reales:
? Costos estimados:
? Costos reales:
Y dentro del cuerpo del acta se deben desarrollar las siguientes preguntas sugeridas:
1. ¿Alcanzó el proyecto las metas de tiempo, costos y alcance?
2. ¿Cuál fue el criterio de éxito listado en el documento del alcance del proyecto?
3. Reflexione sobre si alcanzo o no los criterios de éxito del proyecto.
4. ¿En términos de gerencia de proyectos, cuáles fueron las principales lecciones que el equipo aprendió?
5. Describa las situaciones de lo que salió bien en el proyecto.
6. Describa las situaciones de lo que salió mal en el proyecto.
7. ¿Qué harían diferente en un próximo proyecto, basados en su experiencia de trabajo del actual proyecto?
Espero con este pequeño aporte al conocimiento de la Gerencia de proyectos poder aconsejar a los profesionales dedicados a administrar proyectos para que en su día a día utilicen estas mejores prácticas que les traerán eficiencia, eficacia y productividad en su quehacer diario. El record de esta información mencionada es útil para la estimación futura de proyectos análogos y sirve también para identificar la solución de riesgos que se materializaron en proyectos realizados con anterioridad.
Autor : Ing.Javier Mauricio León Reyes
@PMPMedellin
