Procesos de monitoreo y control en gerencia de proyectos bajo el enfoque PMBOK en su séptima edición y estándares internacionales aplicado al secreto agropecuario, industrial, servicios, investigación, desarrollo e innovación

1.    Introducción al monitoreo y control en gerencia de proyectos bajo el enfoque PMBOK en sus séptima edición y estándares internacionales

Hablar de gerencia de proyectos, es abordar el contenido de una metodología ya probada y experimentada a nivel mundial que recoge las mejores prácticas en gerencia y dirección de proyectos.

La gerencia de proyectos es estudiada e implementada por profesionales de distintas áreas, tales como: ingenieros civiles, arquitectos, ingenieros de sistemas, ingenieros agrónomos, ingenieros eléctricos, administradores de empresas entre otras profesiones, por lo tanto, los proyecto de ingeniería civil requieren la aplicación de estándares generadores valor, análogamente sucede con otros tipos de proyectos de ingeniería.

Los proyectos obedecen al ciclo de vida mostrado en la siguiente ilustración: Inicio, planificación, ejecución, cierre. El project management tiene injerencia en cada etapa de tal clico, buscando de manera permanente el cumplimiento de lo planificado.

El project management planifica cada una de las siguientes áreas, las cuales son: la planificación de un proyecto, plan de gestión de integración, plan de gestión del alcance, plan de gestión del cronograma, plan de gestión de los costos, plan de gestión de la calidad, plan de gestión de los recursos, plan de gestión de las comunicaciones, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de adquisiciones, plan de gestión de los interesados.

El project management o gerente de proyectos tiene entre sus más importantes responsabilidades definir la razón por la que un proyecto es necesario, de tal manera que para un grupo de interesados resulte significativo invertir recursos en la ejecución del proyecto.

El project management debe especificar la calidad de cada parte entregable, es decir que, los proyectos deben cumplir con estándares de calidad que garanticen la satisfacción del cliente.

El project management debe estimar los recursos y los plazos necesarios del proyecto, en este sentido, resulta una importante relación entre costos y tiempos, pues, pretender obtener resultados más inmediatos exige más recursos de orden financiero para el proyecto, por lo tanto, siempre se habla de una estimación, dado que, es imposible garantizar cifras exactas y no modificables en el proyecto.

El project management a su vez tiene la responsabilidad de desarrollar e implementar un plan y procesos para el proyecto, lo que quiere decir que, la planificación es uno de los componentes fundamentales en la gestión de proyectos, así mismo implica, un conocimiento de los procesos del proyecto y la interacción entre los mismos.

El project management también dirigir y motivar al equipo, lo que implica que: no se encargar del trabajo operativo y que a su vez debe poseer altas capacidades de liderazgo, este ultimo se manifiesta a través de la comunicación, motivación, resolución de problemas, capacidad de toma de decisiones, capacidad de negociación, solución de conflictos.

El project management debe conocedor de los riesgos asociados al proyecto, proponer un modelo de respuesta y gestión de riesgos del proyecto, de manera que los distintos grupos de interesados puedan aumentar su grado de confianza en el éxito del proyecto.

La gerencia y dirección de proyectos, aplica sus esfuerzos y recursos en el alcance de los objetivos del proyecto, que finalmente es el propósito con el cual fue creado y gestionado el proyecto, por lo tanto, resulta crucial para el project management hacer un seguimiento continuo a los avances de las distintas etapas del proyecto con el fin de determinar que tan cerca o lejos está de alcanzar el objetivo.

Actualmente para la gerencia de proyectos existen software de gestión, so se puede hablar de un software único para la gestión de proyectos, pues, los campos de acción son variados y con necesidades diferentes, algunos de software de gestión más mencionados son, Monday, Smartsheet, Wrike, Kanbanize, Jira, Asana, ProjectManager, Teamwork, Zoho Projects, VersionOne, Celoxis, ClickUp.

El director de proyectos tiene una combinación de conocimientos, habilidades y experiencia apropiadas con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto, en este mismo sentido, el director de proyectos ejerce su campo de influencia en las partes interesadas (para aumentar el grado de confianza e interés en el proyecto).

También con los proveedores (en lo que se refiere a negociaciones).

Los clientes, usuarios finales, patrocinadores, organismos de gobierno, comités de dirección, equipo del proyecto, gerentes de recursos.

la planificación de un proyecto tiene como objetivo fundamental reducir la incertidumbre y limitar los riesgos, debe ser detallada y definir el paso a paso para conseguir los objetivos esperados, se hará tantas veces como cambien las circunstancias y se presenten improvistos que obliguen a replantear lo planificado inicialmente.

La ejecución del proyecto consiste en llevar a cabo de todas las tareas planificadas.

2.    ¿Cómo realizar el control de la Integración en proyectos?

• Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Este proceso en los proyectos significa realizar un seguimiento, verificar y elaborar informes del progreso global del proyecto, con el propósito de alcanzar los objetivos de desempeño acordados en el plan para la dirección del proyecto. El beneficio obtenido en la ejecución de este proceso es facilitar a los interesados la comprensión del estado actual del proyecto y analizar los posibles problemas de desempeño.

Este proceso de desarrolla durante todo el ciclo de vida del proyecto, surgiendo entonces, la necesidad de recopilar, medir y evaluar las medidas y las tendencias del desempeño; de tal manera que se pueda detectar las áreas que ameriten una atención especial.

El control exige decidirse por la toma de acciones preventivas o correctivas y la posterior modificación de los documentos del proyecto.

El siguiente esquema propone una serie de actividades relacionados con el monitoreo y control de proyectos, en términos generales, estás aparecen en casi todos los proyectos, sin embargo, es de reconocer que pueden surgir otras actividades dependiendo de la naturaleza y complejidad del proyecto.

3.    ¿Sino poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control integrado de proyectos?

Sí, en la gestión de proyectos, el project management puede usar los softwares de gestión de proyecto, pero al no contar con uno, puede usar Excel para visualizar la matriz de integración, resulta muy útil y práctico usar plantillas de Excel tales como: plantilla de Excel para la integración de proyectos, en esta plantilla de Excel puede integrar las distintas áreas de conocimiento junto con el ciclo de vida del proyecto, es decir,  con la iniciación del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, control del proyecto, cierre del proyecto, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de integración de áreas de conocimiento en el proyecto.

Como en todos los procesos abordados en la gerencia de proyectos, se sigue mencionado la estructura de (entradas – herramientas y técnicas – salidas), a manera de detalle, en el control y monitoreo del proyecto, resulta fundamental conocer la información del desempeño del trabajo (entrada), estos datos son analizados (herramientas y técnicas) y luego se obtiene el informe del desempeño del trabajo con sus respectivas solicitudes de cambios (salidas).

La siguiente figura representa como los datos de desempeño expresan el nivel de cumplimiento de lo planificado en el proyecto.

Figura 2.  Entradas al proceso: monitoreo y control del trabajo del proyecto

La siguiente figura representa como se trabajan los datos (información del desempeño), por medio de los distintos análisis, es decir, el análisis de alternativas permite (seleccionar las acciones correctivas o preventivas), el análisis coste-beneficio facilita (determinar la mejor acción correctiva en términos de costo), el análisis del valor proporciona una perspectiva integral del alcance, cronograma y desempeño de costo, análisis de la causa raíz es para (identificar las razones principales de un problema), el análisis de tendencias (pronosticar del desempeño futuro en base al desempeño pasado), el análisis de la variación muestra las diferencias (variación) entre el desempeño planificado y el real.

figura 3.  Herramientas y técnicas: monitoreo y control del trabajo del proyecto

La siguiente figura representa como la información del desempeño se convierte en informes en formatos físicos y electrónicos que se hacen llegar a los interesados del proyecto, luego de esto surgen distintas solicitudes de cambio.

Figura 4.  Salidas del proceso: monitoreo y control del trabajo del proyecto

La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en el control y monitoreo del proyecto.

Figura 5.  Monitoreo y control del trabajo del proyecto

• Realizar el control integrado de cambios

Este proceso consta del estudio y revisión de cada una de las solicitudes de cambio, se autoriza aprobar o declinan las solicitudes, se tramitan los cambios a los entregables o documentos (si el cambio es aprobado) y comunicar las decisiones.

Lo anterior implica la consideración del total de las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, entregables u otro documento del proyecto y define la decisión de tales solicitudes.

La siguiente figura muestra algunas consideraciones en el control integrado de cambios del proyecto.

Figura 6.  Consideraciones en el control integrado de cambios del proyecto.

La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en la realización de cambios en el proyecto, donde se definen los planes de gestión de cambios, los impactos sobre otro elementos y áreas del proyecto y posteriormente se obtienen las actualizaciones en el plan de dirección y documentos.

Figura 7. Realización del control integrado de cambios

4.    ¿Cómo realizar control del alcance en proyectos?

En este proceso se monitorea alcance del proyecto, es decir, mirar sus avances o pausas, para luego gestionar cambios en la línea base del alcance. La línea base de alcance se conserva durante el proyecto.

La siguiente figura muestra algunas consideraciones en el control del alcance del proyecto.

Figura 8. consideraciones en el control del alcance del proyecto

La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en el control del alcance del proyecto, donde se revisión los planes de gestión del alcance, se implementan las correcciones necesarias y posteriormente se actualiza el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto.

Figura 9. Controlar del alcance

5.    ¿Sino poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control del alcance del proyecto?

Sí, como ya se ha mencionado, en la gestión de proyectos, el project management puede usar los softwares de gestión de proyecto, pero desde Excel también se puede crear un esquema que posea la información necesaria para expresar la gestión del alcance y por ende la forma de control se está área de conocimiento, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de control  del alcance en proyectos.

6.    ¿Cómo realizar el control del Cronograma en proyectos?

En este proceso se monitorea el desarrollo del proyecto con el objetivo de introducir modificaciones el cronograma según las nuevas necesidades y así mismo gestionar los cambios de la línea base del cronograma. El propósito fundamental es la conservación de la línea base del cronograma durante el proyecto.

En este proceso suele ser muy útil el diagrama de Gantt, es un instrumento visual del cronograma, tareas y tiempos para cada tarea del proyecto, facilita el control visual de la programación, seguimiento a los avances y estar siempre enterado y actualizado con el cronograma de tu trabajo.

7.    ¿Sino poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control del cronograma en proyectos?

Sí, como ya se ha mencionado, en la gestión de proyectos, el project management puede usar los softwares de gestión de proyecto, desde Excel se puede crear un esquema que posea la información necesaria para expresar la gestión del cronograma, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de control  del cronograma en proyectos.