Técnica Virtual Auxiliar Administrativo

Interactuar con Personas

Objetivo: Desarrollar habilidades de comunicación efectiva para interactuar con clientes y colegas en el proceso de gestión de cotizaciones.

• Comunicación Interpersonal:
  • Técnicas para establecer una comunicación clara y asertiva con diferentes tipos de personas.
  • Estrategias para manejar conversaciones difíciles o desafiantes en un entorno administrativo.
• Atención y Servicio al Cliente:
  • Métodos para entender y atender las necesidades del cliente de manera eficiente.
  • Importancia de la empatía y la escucha activa en la atención al cliente.
• Negociación y Persuasión:
  • Fundamentos de la negociación en la administración de cotizaciones.
  • Técnicas de persuasión para influir positivamente en las decisiones de los clientes.

Tratar Información

Objetivo: Capacitar en la gestión y procesamiento eficiente de la información relevante para la cotización.

• Recolección de Información:
  • Técnicas para recopilar datos precisos y relevantes de fuentes internas y externas.
  • Métodos para verificar la precisión y veracidad de la información obtenida.
• Clasificación y Organización de Datos:
  • Cómo organizar la información de manera sistemática para su fácil acceso y uso.
  • Herramientas digitales para gestionar y almacenar información de cotizaciones.
• Confidencialidad y Seguridad de la Información:
  • Prácticas para proteger la información sensible y asegurar su confidencialidad.
  • Cumplimiento de normativas y regulaciones relacionadas con la gestión de datos.

Emitir Respuesta

Objetivo: Desarrollar la capacidad de responder de manera efectiva y profesional a solicitudes de cotización.

• Elaboración de Cotizaciones:
  • Estructura y componentes esenciales de una cotización formal.
  • Redacción clara y precisa para evitar malentendidos o confusiones.
• Uso de Herramientas Tecnológicas:
  • Software y aplicaciones para la creación y envío de cotizaciones.
  • Automatización de respuestas para mejorar la eficiencia del proceso.
• Seguimiento y Feedback:
  • Estrategias para realizar un seguimiento adecuado de las cotizaciones enviadas.
  • Técnicas para obtener y utilizar feedback para mejorar futuras cotizaciones.

Preparar Información

Objetivo: Capacitar en la recopilación, análisis y preparación de información relevante para la elaboración de documentos administrativos.

• Identificación de Fuentes de Información:
  • Cómo identificar y seleccionar fuentes confiables y relevantes.
  • Técnicas para recopilar información de manera eficiente y precisa.
• Análisis y Filtrado de Datos:
  • Métodos para analizar la información recopilada y seleccionar los datos más relevantes.
  • Herramientas para filtrar y organizar la información antes de su uso en documentos.
• Organización y Almacenamiento de Información:
  • Prácticas para almacenar y gestionar la información de forma que sea fácilmente accesible y segura.
  • Uso de herramientas digitales para la gestión de datos e información.

Esquematizar Estructura Documental

Objetivo: Desarrollar la capacidad de diseñar la estructura adecuada para documentos administrativos, garantizando claridad y coherencia.

• Diseño de la Estructura Documental:
  • Fundamentos para la creación de esquemas claros y lógicos para diferentes tipos de documentos.
  • Estrategias para organizar la información de manera que sea comprensible y fácil de seguir.
• Tipos de Documentos Administrativos:
  • Características y estructura de diferentes documentos como informes, memorandos, cartas y propuestas.
  • Adaptación de la estructura documental según el tipo y propósito del documento.
• Uso de Plantillas y Formatos:
  • Cómo utilizar y personalizar plantillas y formatos estándar para mantener la consistencia en la documentación.
  • Herramientas digitales para la creación y manejo de plantillas documentales.

Componer Contenido

Objetivo: Enseñar la redacción clara, precisa y profesional de contenido para documentos administrativos.

• Redacción Clara y Precisa:
  • Técnicas de redacción para transmitir ideas de manera clara y concisa.
  • Evitar ambigüedades y malentendidos en la redacción administrativa.
• Estilo y Tono en Documentos Administrativos:
  • Adaptación del estilo y tono de la redacción según el destinatario y propósito del documento.
  • Normas de cortesía y profesionalismo en la redacción administrativa.
• Revisión y Edición de Documentos:
  • Métodos para revisar y corregir documentos, asegurando la precisión y la calidad del contenido.
  • Uso de herramientas digitales para la edición y corrección de documentos.

Clasificar Soportes

Objetivo: Desarrollar la habilidad para clasificar y organizar diferentes tipos de soportes documentales, asegurando un registro eficiente y accesible.

• Tipos de Soportes Documentales:
  • Introducción a los diferentes tipos de soportes documentales (físicos y digitales).
  • Características y usos de cada tipo de soporte en el entorno administrativo.
• Criterios de Clasificación:
  • Métodos y criterios para clasificar documentos según su tipo, contenido, y relevancia.
  • Técnicas para etiquetar y organizar soportes de manera lógica y coherente.
• Sistemas de Clasificación:
  • Implementación de sistemas de clasificación, como el alfabético, numérico, cronológico, y temático.
  • Uso de herramientas digitales para la clasificación y gestión de soportes documentales.

Consolidar Información

Objetivo: Capacitar en la consolidación de información proveniente de diferentes fuentes, asegurando la integridad y coherencia de los datos.

• Recopilación de Información:
  • Estrategias para la recolección de datos desde múltiples fuentes.
  • Técnicas para garantizar la exactitud y veracidad de la información recopilada.
• Integración de Datos:
  • Métodos para combinar y sintetizar información de diversas fuentes en un documento único y coherente.
  • Herramientas digitales para la consolidación y gestión de grandes volúmenes de información.
• Verificación y Validación de Información:
  • Procedimientos para revisar y validar la información consolidada, asegurando su precisión.
  • Técnicas de auditoría de datos para identificar y corregir inconsistencias en la información registrada.

Conformar Series Documentales

Objetivo: Desarrollar la capacidad para agrupar documentos en series, siguiendo criterios lógicos y normativos que faciliten su manejo y acceso.

• Identificación de Tipos Documentales:
  • Definición y clasificación de los diferentes tipos de documentos administrativos.
  • Importancia de las series documentales en la organización del archivo.
• Criterios para Conformar Series Documentales:
  • Métodos para agrupar documentos en series según su origen, función, tema o fecha.
  • Uso de normativas y estándares para la conformación de series documentales.
• Documentación y Registro de Series:
  • Técnicas para documentar y registrar la creación de series documentales.
  • Herramientas digitales para la gestión y actualización de series en archivos electrónicos.

Construir Descriptivo Documental

Objetivo: Enseñar la elaboración de descripciones precisas y completas de los documentos y series documentales para facilitar su identificación y recuperación.

• Elementos del Descriptivo Documental:
  • Componentes clave de un descriptivo documental, como título, fecha, autor y resumen del contenido.
  • Normas y estándares para la redacción de descriptivos documentales.
• Técnicas de Redacción de Descriptivos:
  • Métodos para crear descripciones claras, concisas y útiles para la gestión del archivo.
  • Uso de terminología específica y adecuada en la elaboración de descriptivos.
• Herramientas para la Elaboración de Descriptivos:
  • Aplicaciones y software para la creación y gestión de descriptivos documentales.
  • Integración de los descriptivos en sistemas de gestión documental para facilitar la búsqueda y recuperación de información.

Transferir Documentación Primaria

Objetivo: Capacitar en los procedimientos para la transferencia de documentos desde su lugar de origen a un archivo central o secundario, asegurando su preservación y accesibilidad.

• Procedimientos de Transferencia Documental:
  • Pasos para planificar y ejecutar la transferencia de documentos primarios.
  • Criterios para seleccionar los documentos que deben ser transferidos.
• Conservación y Preservación de Documentos:
  • Prácticas para garantizar la integridad de los documentos durante y después de la transferencia.
  • Métodos para proteger los documentos contra daños físicos y deterioro digital.
• Registro y Seguimiento de Transferencias:
  • Técnicas para registrar y monitorear el proceso de transferencia documental.
  • Uso de herramientas digitales para el seguimiento de documentos transferidos y su integración en el archivo receptor.

• Competencias Ciudadanas: Adquiere habilidades para desenvolverte en diversos contextos sociales, comprendiendo la importancia de la convivencia y el respeto por las normas y procedimientos. Aprenderás a adoptar comportamientos apropiados según el tiempo y lugar, lo que te permitirá destacar no solo como profesional, sino también como ciudadano comprometido.
• Comunicación para la Comprensión: Desarrolla estrategias efectivas para la comunicación escrita y verbal. Este módulo te ayudará a expresarte con claridad y precisión, habilidades esenciales para la presentación de proyectos y la colaboración en equipos administrativos.
• Emprendimiento: Cultiva un espíritu emprendedor mientras aprendes sobre la educación en valores. Este módulo te permitirá examinar tu perfil laboral, identificar tus afinidades y explorar cómo el campo administrativo puede ser una plataforma para tus ideas innovadoras. Además, te preparará para lanzar proyectos propios, aplicando tus conocimientos en la gestión y administración de pequeñas empresas.
• Informática Básica (hojas de cálculo): Domina el uso de herramientas informáticas esenciales para el manejo de la información en entornos administrativos. Este módulo te capacitará en el uso de hojas de cálculo, facilitando la organización y análisis de datos, lo que es clave para la eficiencia y precisión en tus tareas diarias como auxiliar administrativo.