Gestión de Eventos Corporativos y Protocolo

Competencia laboral: Analizar la tipología, los formatos y el ecosistema de los eventos corporativos para estructurar el brief y el mapa de partes interesadas de un evento empresarial o institucional en situaciones reales o simuladas.

• Diferenciar un evento corporativo de un evento social y de un espectáculo público según su finalidad estratégica y los requisitos que le aplican.
• Clasificar los tipos de eventos corporativos y del turismo MICE: reuniones, congresos, convenciones, ferias, viajes de incentivo, lanzamientos y actos institucionales.
• Comparar los formatos de evento presencial, virtual e híbrido para elegir el más adecuado según objetivos, público y presupuesto.
• Interpretar las cifras de la industria de reuniones en Colombia y el mundo con datos de ICCA, ProColombia y los burós de convenciones.
• Identificar los roles del organizador, el OPC, la DMC, la sede, los proveedores, los patrocinadores y asociaciones como MPI y PCMA.
• Analizar el ciclo de vida de un evento corporativo y las funciones del asistente ejecutivo en la organización de eventos.
• Elaborar el brief de un evento con su mapa de partes interesadas para iniciar la planeación.

Competencia laboral: Evaluar objetivos, públicos, alternativas de sede y escenarios presupuestales para estructurar el plan maestro de un evento corporativo alineado con la estrategia de la organización en situaciones reales o simuladas.

• Formular objetivos SMART para eventos corporativos alineados con la estrategia de la organización.
• Segmentar los públicos del evento y definir la propuesta de valor para cada tipo de asistente.
• Diseñar el concepto, la agenda y los formatos de sesión que generan una experiencia memorable para el asistente.
• Evaluar destinos y sedes para eventos con criterios de capacidad, accesibilidad, conectividad y costos mediante visitas de inspección.
• Construir el cronograma maestro del evento con ruta crítica, hitos y herramientas de gestión de proyectos.
• Elaborar y controlar el presupuesto de un evento con costos fijos y variables, fondo de imprevistos y punto de equilibrio.
• Estructurar paquetes de patrocinio con contraprestaciones medibles para empresas aliadas.

Competencia laboral: Evaluar proveedores, condiciones contractuales y soluciones logísticas para asegurar la operación técnica, el montaje y la atención de asistentes de un evento corporativo en situaciones reales o simuladas.

• Seleccionar proveedores de eventos mediante solicitud de propuestas (RFP) y matriz de evaluación ponderada.
• Analizar contratos con hoteles y centros de convenciones: bloqueos de habitaciones, cláusulas de cancelación, attrition y pólizas.
• Planear el servicio de alimentos y bebidas con garantías, menús para dietas especiales y criterios de inocuidad.
• Seleccionar el tipo de montaje de salón (auditorio, escuela, banquete, en U, imperial o cóctel) y calcular su capacidad.
• Especificar los requerimientos de producción técnica: audiovisuales, sonido, iluminación, escenografía e interpretación simultánea.
• Organizar transporte, alojamiento y hospitalidad para asistentes, conferencistas e invitados especiales.
• Implementar sistemas de registro, acreditación y control de acceso para eventos corporativos.

Competencia laboral: Analizar estrategias de comunicación, marketing y tecnología para convocar, involucrar y conectar audiencias presenciales y remotas en eventos corporativos en situaciones reales o simuladas.

• Diseñar el plan de comunicación de un evento corporativo con públicos, mensajes clave, canales y cronograma.
• Aplicar estrategias de marketing de eventos: marca del evento, redes sociales, correo electrónico y embudo de inscripción.
• Redactar invitaciones formales y gestionar la confirmación de asistencia (RSVP) y las listas de invitados.
• Preparar comunicados de prensa, ruedas de prensa y vocerías para la cobertura mediática del evento.
• Comparar plataformas tecnológicas para eventos: registro en línea, aplicaciones móviles y software de gestión.
• Producir eventos virtuales e híbridos con transmisión en vivo, moderación y atención a la audiencia remota.
• Implementar dinámicas de interacción y networking para audiencias presenciales y remotas.

Competencia laboral: Analizar las normas de protocolo y ceremonial empresarial, institucional y oficial colombiano para resolver precedencias, presidencias, uso de símbolos patrios y orden de intervenciones en actos corporativos e institucionales en situaciones reales o simuladas.

• Diferenciar protocolo, ceremonial y etiqueta y reconocer sus fuentes normativas en Colombia.
• Aplicar criterios de precedencia y el régimen de precedencia oficial colombiano para ordenar autoridades e invitados.
• Organizar la presidencia de un acto con los sistemas lineal y alterno y resolver la cesión de la presidencia.
• Aplicar el Decreto 1967 de 1991 en el uso de la bandera, el himno y el escudo nacionales en actos públicos y privados.
• Ubicar correctamente banderas nacionales, extranjeras, departamentales, municipales e institucionales.
• Elaborar el programa de un acto con orden de intervenciones y guion del maestro de ceremonias.
• Planear la ubicación de comensales en mesas presidenciales y el protocolo de firmas de convenios, inauguraciones y visitas oficiales.

Competencia laboral: Evaluar los riesgos y los requisitos legales de un evento corporativo para estructurar su plan de gestión del riesgo y su lista de cumplimiento normativo conforme al marco colombiano en situaciones reales o simuladas.

• Aplicar la Ley 1523 de 2012 y el Decreto 2157 de 2017 para elaborar el plan de gestión del riesgo de un evento.
• Clasificar aglomeraciones de público y eventos de afluencia masiva según el Decreto 3888 de 2007 y la evolución normativa de la Ley 1801 de 2016.
• Gestionar permisos para eventos en Bogotá y otros municipios: SUGA, IDIGER y plan de emergencia y contingencia.
• Planear la seguridad del evento: control de accesos, vigilancia privada, atención prehospitalaria, evacuación y protección de VIP.
• Determinar cuándo un evento es espectáculo público según la Ley 1493 de 2011 y cumplir el registro en PULEP.
• Verificar las licencias de derechos de autor para usar música en eventos con SAYCO, ACINPRO y la OSA.
• Cumplir la Ley 1581 de 2012 en formularios de inscripción, listas de asistentes, fotografías y transmisiones del evento.

Competencia laboral: Evaluar la ejecución, el relacionamiento y los resultados de un evento corporativo para dirigir su operación en sitio, su cierre y la demostración de su retorno sobre los objetivos y la inversión en situaciones reales o simuladas.

• Elaborar el guion técnico minuto a minuto y el manual operativo de un evento corporativo.
• Dirigir la coordinación en sitio con centro de control, radios y protocolos de gestión de incidencias.
• Aplicar normas de etiqueta corporativa: código de vestimenta, saludos, presentaciones, tratamientos y regalos empresariales.
• Gestionar la atención de invitados VIP, conferencistas y delegaciones internacionales con sensibilidad intercultural.
• Ejecutar el cierre del evento: desmontaje, conciliación de facturas, liquidación del presupuesto y agradecimientos.
• Calcular el ROI y el ROO de un evento con la metodología Phillips, encuestas de satisfacción y Net Promoter Score.
• Redactar el informe final del evento con indicadores, hallazgos y lecciones aprendidas.

Competencia laboral: Evaluar la gestión de eventos corporativos frente a estándares de sostenibilidad, accesibilidad, ética y calidad profesional para documentar el modelo de gestión de eventos y protocolo de la organización en situaciones reales o simuladas.

• Implementar un sistema de gestión de sostenibilidad para eventos según la norma ISO 20121:2024.
• Calcular la huella de carbono del evento y aplicar estrategias de gestión de residuos y compras sostenibles.
• Garantizar la accesibilidad de eventos para personas con discapacidad según la Ley 1618 de 2013 y el diseño universal.
• Evaluar riesgos éticos en eventos: hospitalidad, regalos, conflictos de interés y prevención del soborno.
• Reconocer los estándares y certificaciones de la industria: glosario APEX, CMP, CMM y asociaciones como MPI y PCMA.
• Valorar el uso de inteligencia artificial, analítica de datos y estrategias de bienestar en la gestión de eventos.
• Construir el manual de eventos y protocolo de una organización con políticas, procedimientos y formatos.