Introducción al monitoreo y control en gestión de proyectos bajo el enfoque pmbok en sus séptima edición y estándares internacionales
Hablar de gestión de proyectos es abordar el contenido de una metodología ya probada y experimentada a nivel mundial que recoge las mejores prácticas en gerencia y dirección de proyectos. La gestión de proyectos es estudiada e implementada por profesionales de distintas áreas, tales como: ingenieros civiles, arquitectos, ingenieros de sistemas, ingenieros agrónomos, ingenieros eléctricos, administradores de empresas entre otras profesiones. Por lo tanto, los proyectos de ingeniería civil requieren la aplicación de estándares generadores de valor, análogamente sucede con otros tipos de proyectos de ingeniería. En este contexto, el plan de gestión es fundamental para asegurar el éxito y eficacia en la ejecución de los proyectos.
Los proyectos obedecen al ciclo de vida mostrado en la siguiente ilustración: Inicio, planificación, ejecución, cierre. El Project management tiene injerencia en cada etapa de tal clico, buscando de manera permanente el cumplimiento de lo planificado.
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El Project management planifica cada una de las siguientes áreas, las cuales son: la planificación de un proyecto, plan de gestión de integración, plan de gestión del alcance, plan de gestión del cronograma, plan de gestión de los costos, plan de gestión de la calidad, plan de gestión de los recursos, plan de gestión de las comunicaciones, plan de gestión de riesgos, plan de gestión de adquisiciones, plan de gestión de los interesados.
El Project management o gerente de proyectos tiene entre sus más importantes responsabilidades definir la razón por la que un proyecto es necesario, de tal manera que para un grupo de interesados resulte significativo invertir recursos en la ejecución del proyecto.
El Project Management debe especificar la calidad de cada parte entregable, es decir que, los proyectos deben cumplir con estándares de calidad que garanticen la satisfacción del cliente.
El Project Management debe estimar los recursos y los plazos necesarios del proyecto, en este sentido, resulta una importante relación entre costos y tiempos, pues, pretender obtener resultados más inmediatos exige más recursos de orden financiero para el proyecto, por lo tanto, siempre se habla de una estimación, dado que, es imposible garantizar cifras exactas y no modificables en el proyecto.
El Project management a su vez tiene la responsabilidad de desarrollar e implementar un plan y procesos para el proyecto, lo que quiere decir que, la planificación es uno de los componentes fundamentales en la gestión de proyectos, así mismo implica, un conocimiento de los procesos del proyecto y la interacción entre los mismos.
El Project management también dirigir y motivar al equipo, lo que implica que: no se encargar del trabajo operativo y que a su vez debe poseer altas capacidades de liderazgo, este último se manifiesta a través de la comunicación, motivación, resolución de problemas, capacidad de toma de decisiones, capacidad de negociación, solución de conflictos.
El Project Management debe conocedor de los riesgos asociados al proyecto, proponer un modelo de respuesta y gestión de riesgos del proyecto, de manera que los distintos grupos de interesados puedan aumentar su grado de confianza en el éxito del proyecto.
La gerencia y dirección de proyectos, aplica sus esfuerzos y recursos en el alcance de los objetivos del proyecto, que finalmente es el propósito con el cual fue creado y gestionado el proyecto, por lo tanto, resulta crucial para el project management hacer un seguimiento continuo a los avances de las distintas etapas del proyecto con el fin de determinar que tan cerca o lejos está de alcanzar el objetivo.
Actualmente para la gerencia de proyectos existen software de gestión, so se puede hablar de un software único para la gestión de proyectos, pues, los campos de acción son variados y con necesidades diferentes, algunos de software de gestión más mencionados son, Monday, Smartsheet, Wrike, Kanbanize, Jira, Asana, ProjectManager, Teamwork, Zoho Projects, VersionOne, Celoxis, ClickUp.
El director de proyectos tiene una combinación de conocimientos, habilidades y experiencia apropiadas con la finalidad de alcanzar los objetivos del proyecto, en este mismo sentido, el director de proyectos ejerce su campo de influencia en las partes interesadas (para aumentar el grado de confianza e interés en el proyecto).
También con los proveedores (en lo que se refiere a negociaciones).
Los clientes, usuarios finales, patrocinadores, organismos de gobierno, comités de dirección, equipo del proyecto, gerentes de recursos.
la planificación de un proyecto tiene como objetivo fundamental reducir la incertidumbre y limitar los riesgos, debe ser detallada y definir el paso a paso para conseguir los objetivos esperados, se hará tantas veces como cambien las circunstancias y se presenten improvistos que obliguen a replantear lo planificado inicialmente. La ejecución del proyecto consiste en llevar a cabo de todas las tareas planificadas.
Índice
2.¿Cómo realizar el control de la Integración en proyectos?
4.¿Cómo realizar control del alcance en proyectos?
6.¿Cómo realizar el control del Cronograma en proyectos?
8.¿Cómo realizar el control de costos en proyectos?
10.¿Cómo realizar el control de calidad en proyectos?
11.¿Cómo realizar el control de recurso en proyectos?
12.¿ Cómo realizar el Control de las Comunicaciones en proyectos?
13.¿Cómo realizar el monitoreo de riesgos en proyectos?
14.¿Cómo realizar el control de adquisiciones en proyectos?
15.¿Cómo realizar el monitoreo de Interesados en proyectos?
¿Cómo realizar el control de la Integración en proyectos?
Este proceso en los proyectos significa realizar un seguimiento, verificar y elaborar informes del progreso global del proyecto, con el propósito de alcanzar los objetivos de desempeño acordados en el plan para la dirección del proyecto. El beneficio obtenido en la ejecución de este proceso es facilitar a los interesados la comprensión del estado actual del proyecto y analizar los posibles problemas de desempeño.
Este proceso de desarrolla durante todo el ciclo de vida del proyecto, surgiendo entonces, la necesidad de recopilar, medir y evaluar las medidas y las tendencias del desempeño; de tal manera que se pueda detectar las áreas que ameriten una atención especial.
El control exige decidirse por la toma de acciones preventivas o correctivas y la posterior modificación de los documentos del proyecto.
El siguiente esquema propone una serie de actividades relacionados con el monitoreo y control de proyectos, en términos generales, estás aparecen en casi todos los proyectos, sin embargo, es de reconocer que pueden surgir otras actividades dependiendo de la naturaleza y complejidad del proyecto.
¿Si no poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control integrado de proyectos?
Sí, en la gestión de proyectos, el Project Management puede usar los softwares de gestión de proyecto, pero al no contar con uno, puede usar Excel para visualizar la matriz de integración, resulta muy útil y práctico usar plantillas de Excel tales como: plantilla de Excel para la integración de proyectos, en esta plantilla de Excel puede integrar las distintas áreas de conocimiento junto con el ciclo de vida del proyecto, es decir, con la iniciación del proyecto, planificación del proyecto, ejecución del proyecto, control del proyecto, cierre del proyecto, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de integración de áreas de conocimiento en el proyecto.
Como en todos los procesos abordados en la gerencia de proyectos, se sigue mencionado la estructura de (entradas – herramientas y técnicas – salidas), a manera de detalle, en el control y monitoreo del proyecto, resulta fundamental conocer la información del desempeño del trabajo (entrada), estos datos son analizados (herramientas y técnicas) y luego se obtiene el informe del desempeño del trabajo con sus respectivas solicitudes de cambios (salidas).
La siguiente figura representa como los datos de desempeño expresan el nivel de cumplimiento de lo planificado en el proyecto.
La siguiente figura representa como se trabajan los datos (información del desempeño), por medio de los distintos análisis, es decir, el análisis de alternativas permite (seleccionar las acciones correctivas o preventivas), el análisis coste-beneficio facilita (determinar la mejor acción correctiva en términos de costo), el análisis del valor proporciona una perspectiva integral del alcance, cronograma y desempeño de costo, análisis de la causa raíz es para (identificar las razones principales de un problema), el análisis de tendencias (pronosticar del desempeño futuro en base al desempeño pasado), el análisis de la variación muestra las diferencias (variación) entre el desempeño planificado y el real.
La siguiente figura representa como la información del desempeño se convierte en informes en formatos físicos y electrónicos que se hacen llegar a los interesados del proyecto, luego de esto surgen distintas solicitudes de cambio.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en el control y monitoreo del proyecto.
Realizar el control integrado de cambios
Este proceso consta del estudio y revisión de cada una de las solicitudes de cambio, se autoriza aprobar o declinan las solicitudes, se tramitan los cambios a los entregables o documentos (si el cambio es aprobado) y comunicar las decisiones.
Lo anterior implica la consideración del total de las solicitudes de cambio al plan para la dirección del proyecto, entregables u otro documento del proyecto y define la decisión de tales solicitudes.
La siguiente figura muestra algunas consideraciones en el control integrado de cambios del proyecto.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en la realización de cambios en el proyecto, donde se definen los planes de gestión de cambios, los impactos sobre otro elementos y áreas del proyecto y posteriormente se obtienen las actualizaciones en el plan de dirección y documentos.
¿Cómo realizar control del alcance en proyectos?
En este proceso se monitorea alcance del proyecto, es decir, mirar sus avances o pausas, para luego gestionar cambios en la línea base del alcance. La línea base de alcance se conserva durante el proyecto. La siguiente figura muestra algunas consideraciones en el control del alcance del proyecto.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en el control del alcance del proyecto, donde se revisión los planes de gestión del alcance, se implementan las correcciones necesarias y posteriormente se actualiza el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto.
¿Si no poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control del alcance del proyecto?
Sí, como ya se ha mencionado, en la gestión de proyectos, el Project Management puede usar los softwares de gestión de proyecto, pero desde Excel también se puede crear un esquema que posea la información necesaria para expresar la gestión del alcance y por ende la forma de control se está área de conocimiento, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de control del alcance en proyectos.
¿Cómo realizar el control del Cronograma en proyectos?
En este proceso se monitorea el desarrollo del proyecto con el objetivo de introducir modificaciones el cronograma según las nuevas necesidades y así mismo gestionar los cambios de la línea base del cronograma. El propósito fundamental es la conservación de la línea base del cronograma durante el proyecto. En este proceso suele ser muy útil el diagrama de Gantt, es un instrumento visual del cronograma, tareas y tiempos para cada tarea del proyecto, facilita el control visual de la programación, seguimiento a los avances y estar siempre enterado y actualizado con el cronograma de tu trabajo.
¿Si no poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control del cronograma en proyectos?
Sí, como ya se ha mencionado, en la gestión de proyectos, el Project Management puede usar los softwares de gestión de proyecto, desde Excel se puede crear un esquema que posea la información necesaria para expresar la gestión del cronograma, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de control del cronograma en proyectos.
Pasos fundamentales en el control del cronograma:
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), en el control del cronograma del proyecto, esencialmente se revisa el plan de gestión del cronograma, se analizan los retrasos y/o avances en comparación con lo planificado, se implementan las medidas correctivas y se actualiza el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto.
¿Cómo realizar el control de costos en proyectos?
En este proceso se monitorea las condiciones actuales del proyecto, con el objetivo de actualizar sus costos y gestionar cambios a la línea base de costos. La línea base de costos se sostiene a lo largo del proyecto.
Este proceso toma relevancia si se considera la relación entre los fondos consumidos y el trabajo efectuado correspondiente a dichos gastos.
La siguiente figura muestra algunas actividades de monitoreo en el control de costos del proyecto
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), del control de los costos del proyecto, donde se considera la relación entre los fondos consumidos y el trabajo efectuado correspondiente a dichos gastos, para una posterior actualización del plan de dirección del proyecto, plan de gestión de costos y la linea base de costos.
¿Si no poseo un software de gestión de proyectos, puedo usar Excel como herramienta que permita aplicar el control del costo en proyectos?
Sí, como ya se ha mencionado, en la gestión de proyectos, el project management puede usar los softwares de gestión de proyecto, desde Excel se puede crear un esquema que posea la información necesaria para expresar la gestión del cronograma, la siguiente imagen representa como quedaría una matriz en Excel de costos del proyectos.
¿Cómo realizar el control de calidad en proyectos?
En este proceso se monitorean los resultados de la ejecución de las acciones de la gestión de calidad permitiendo evaluar el desempeño y garantizar que las salidas sean completas, correctas y satisfagan las expectativas del cliente. El beneficio fundamental es corroborar que los entregables y el trabajo del proyecto cumplen con los requisitos especificados para la aceptación final.
La siguiente figura muestra algunas consideraciones en el control de calidad del proyecto.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (Entradas – Herramientas y Técnicas – Salidas), del control de calidad del proyecto, donde se considera el plan de calidad, métricas de calidad, las mediciones de calidad, la actualización del plan de dirección del proyecto, los documentos del proyecto.
¿Cómo realizar el control de recurso en proyectos?
Este proceso busca asegurar el cumplimiento de asignación y uso de recursos según la planificación, luego se toman las acciones correctivas que apliquen. El beneficio principal es asegurar la disponibilidad de recursos.
La siguiente figura muestra un conjunto de acciones claves relacionadas con el control de recursos en los proyectos, los recursos no son solo físicos, también son los recursos humanos, en esta unidad lo referimos como equipo.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (Entradas – Herramientas y Técnicas – Salidas), del control de calidad del proyecto, donde se considera el plan de calidad, métricas de calidad, las mediciones de calidad, la actualización del plan de dirección del proyecto, los documentos del proyecto.
¿ Cómo realizar el Control de las Comunicaciones en proyectos?
Este proceso busca la satisfacción en las necesidades de comunicación del proyecto. El beneficio principal es asegurar el flujo adecuado de información de acuerdo al plan de gestión de comunicaciones y de involucración de interesados. La siguiente figura muestra algunas consideraciones en el control de las comunicaciones del proyecto.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (Entradas – Herramientas y Técnicas – Salidas), del proceso de control de las comunicaciones del proyecto, se considera el plan de comunicación que muestra como recopilar, crear y distribuir la información de manera oportuna, los tipos y cantidades de comunicaciones que efectivamente se han distribuido, posteriormente, se implementan las solicitudes de cambio y por ende las actualizaciones en el plan de dirección del proyecto, documentos del proyecto y el plan de comunicaciones.
¿Cómo realizar el monitoreo de riesgos en proyectos?
Consiste en monitorear la implementación de los planes de acción frente a los riesgos previamente definidos, analizar constante los riesgos identificados y estar atentos al surgimiento de nuevos riesgos. En este sentido también se evalúa cual es el desempeño en términos de respuesta a los riesgos, la siguiente figura muestra el fin de esta evaluación:
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), del proceso de monitoreo de riesgos del proyecto, se considera el plan de gestión de riesgos, las acciones frente a los riesgos presentados, posteriormente, se implementan las solicitudes de cambio aprobadas y las actualizaciones del plan de dirección del proyecto y los documentos del proyecto.
¿Cómo realizar el control de adquisiciones en proyectos?
Este proceso se centra en la gestión de contratos de adquisiciones, su ejecución, cambios y correcciones y cierre de los mismos. El proceso garantiza que el cumplimiento de las obligaciones del vendedor y comprador sí satisfagan las especificaciones y términos del contrato para el proyecto. La siguiente figura muestra algunas consideraciones especiales en el control de las adquisiciones en el proyecto.
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (entradas – herramientas y técnicas – salidas), del proceso de control de las adquisiciones, entre muchos aspectos, se aborda el plan de adquisiciones, la linea base del cronograma, solicitudes de cambio aprobadas y datos de desempeño del trabajo, posteriormente, se actualiza el plan para la dirección del proyecto, el plan de adquisiciones y la actualización en los documentos del proyecto.
¿Cómo realizar el monitoreo de Interesados en proyectos?
La siguiente figura muestra todos los elementos pertenecientes a las (Entradas – Herramientas y Técnicas – Salidas), del proceso de monitoreo de los interesados, se considera entre muchos otros elementos, el plan de involucramiento de los interesados donde se define estrategias para gestionar las necesidades y expectativas de estos, su nivel y tipo de participación, posteriormente, se implementan las solicitudes de cambio y las actualizaciones del plan de dirección del proyecto y documentos del proyecto.
