Gestión Digital de Copropiedades

Competencia laboral: Diagnosticar el nivel de digitalización de una copropiedad a partir de sus procesos, órganos y marco jurídico para priorizar las mejoras de administración digital en situaciones reales o simuladas de propiedad horizontal.

• Explicar qué significa la transformación digital de la administración de una copropiedad, sus beneficios, sus límites y los riesgos de digitalizar sin rediseñar procesos.
• Analizar la persona jurídica de la propiedad horizontal, sus órganos y las funciones del administrador del artículo 51 de la Ley 675 de 2001 que pueden apoyarse en herramientas digitales.
• Interpretar las cifras del sector de la propiedad horizontal en Colombia, como la participación de predios en régimen de PH en Bogotá, y la oferta de plataformas digitales para conjuntos y edificios.
• Examinar la validez jurídica de mensajes de datos, documentos electrónicos y firma electrónica según la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 compilado en el Decreto 1074 de 2015.
• Distinguir los componentes del ecosistema digital de una copropiedad: software de administración, portal y app de residentes, recaudo en línea, control de accesos y servicios en la nube.
• Diagnosticar procesos, datos, infraestructura y competencias digitales de residentes, consejo y personal para establecer la línea base de digitalización del conjunto.
• Organizar el mapa normativo de la gestión digital en propiedad horizontal y diferenciar las normas vigentes de los proyectos de reforma a la Ley 675 que aún están en trámite.

Competencia laboral: Evaluar la gestión financiera, contable, tributaria y de recaudo digital de una copropiedad con software especializado para asegurar información confiable, cartera controlada y cumplimiento ante la asamblea, la revisoría fiscal y la DIAN en casos reales o simulados.

• Determinar el marco de información financiera aplicable a la copropiedad, grupo 2 o grupo 3, con apoyo en el Documento de Orientación Técnica 15 del CTCP y el conjunto completo de estados financieros.
• Comparar módulos de software contable y de administración de propiedad horizontal según parametrización de coeficientes, plan de cuentas, centros de costo e interfaces bancarias.
• Verificar el cálculo y la liquidación electrónica de expensas comunes, cuotas extraordinarias y fondo de imprevistos conforme al presupuesto aprobado por la asamblea.
• Evaluar alternativas de recaudo digital para conjuntos, como PSE, pasarelas de pago, recaudo bancario referenciado y pagos inmediatos con Bre-B, y su conciliación automática.
• Analizar la cartera morosa con alertas, acuerdos de pago, intereses de mora del artículo 30 de la Ley 675 y publicación de deudores sin vulnerar la protección de datos.
• Examinar las obligaciones tributarias de la copropiedad: renta según el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, IVA por explotación de zonas comunes, facturación electrónica y documento soporte.
• Diseñar informes financieros digitales para el consejo y la asamblea que garanticen la trazabilidad de la información para la revisoría fiscal.

Competencia laboral: Verificar la validez jurídica y técnica de asambleas no presenciales y mixtas, votaciones electrónicas por coeficientes y actas digitales para que las decisiones de la copropiedad sean oponibles y verificables en situaciones reales o simuladas.

• Diferenciar las reuniones ordinarias, extraordinarias, de segunda convocatoria y por derecho propio de la asamblea según los artículos 39 a 41 de la Ley 675 de 2001.
• Analizar los requisitos de las reuniones no presenciales y mixtas según el artículo 42 de la Ley 675, el Decreto 398 de 2020 y el Decreto 176 de 2021.
• Verificar la convocatoria electrónica, los poderes digitales y la identificación de los asistentes virtuales antes y durante una asamblea de copropietarios.
• Calcular el quórum y las mayorías por coeficientes en votaciones electrónicas e identificar las decisiones de mayoría calificada que no pueden tomarse en reunión no presencial.
• Evaluar las decisiones por comunicación escrita, las actas electrónicas, las grabaciones y la conservación de la prueba de una asamblea virtual.
• Comparar plataformas de asambleas virtuales según requisitos funcionales, pruebas previas, planes de contingencia y auditoría de resultados de votación.
• Organizar sesiones virtuales del consejo de administración y de los comités con actas, compromisos y seguimiento digital de decisiones.

Competencia laboral: Auditar el tratamiento de datos personales, los sistemas de control de accesos y videovigilancia y las medidas de ciberseguridad de una copropiedad para garantizar los derechos de residentes y visitantes y la continuidad de la administración en escenarios reales o simulados.

• Explicar el régimen de protección de datos personales aplicable a la copropiedad según la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y la guía de la SIC para propiedad horizontal.
• Diferenciar las responsabilidades de la copropiedad como responsable del tratamiento y de proveedores de software y vigilancia como encargados, con contratos de transmisión de datos.
• Elaborar la política de tratamiento, las autorizaciones, los avisos de privacidad y el procedimiento de consultas y reclamos de los titulares en el conjunto.
• Evaluar el sistema de videovigilancia de una copropiedad según finalidad, avisos visibles, acceso a grabaciones y conservación definidos por la SIC.
• Analizar el control de accesos, el registro de visitantes y el uso de biometría como dato sensible a la luz de la decisión de la SIC de 2025 que exige alternativas no biométricas.
• Aplicar medidas básicas de ciberseguridad en la administración: cuentas y contraseñas, doble factor, copias de seguridad, prevención de phishing y del fraude en cambios de cuenta bancaria.
• Diseñar el procedimiento de gestión de incidentes de seguridad de la información y su reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Competencia laboral: Analizar la operación digital de servicios, convivencia, mantenimiento y proveedores de una copropiedad mediante indicadores y tableros de control para sustentar decisiones del administrador y del consejo en situaciones reales o simuladas.

• Planear la comunicación digital con residentes mediante canales oficiales, protocolos de publicación y comunicaciones con efectos jurídicos.
• Implementar la gestión digital de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias con tiempos de respuesta, trazabilidad y análisis de causas.
• Evaluar las reglas de uso de grupos de mensajería, el papel del comité de convivencia y el procedimiento sancionatorio documentado del artículo 59 de la Ley 675.
• Configurar reservas digitales de zonas comunes y el registro de correspondencia y paquetería con trazabilidad y notificaciones a residentes.
• Programar el mantenimiento preventivo digital con hojas de vida de equipos, cronogramas, órdenes de trabajo y evidencias fotográficas.
• Valorar la gestión digital de proveedores y contratos mediante selección, evaluación de desempeño, control de pólizas y pagos programados.
• Construir el tablero de indicadores del administrador con métricas de cartera, ejecución presupuestal, PQRS, mantenimiento, convivencia y adopción digital.

Competencia laboral: Evaluar, contratar e implementar plataformas tecnológicas para la propiedad horizontal con criterios técnicos, jurídicos y éticos para consolidar una administración digital sostenible y documentada en copropiedades reales o simuladas.

• Seleccionar plataformas de administración de propiedad horizontal mediante requisitos priorizados, matriz ponderada de evaluación y prueba piloto.
• Analizar los contratos de servicios tecnológicos con acuerdos de nivel de servicio, propiedad y portabilidad de los datos, soporte y salida del proveedor.
• Planificar la implementación y migración de datos con cronograma, depuración, cargue de saldos y coeficientes, pruebas y puesta en marcha.
• Diseñar estrategias de gestión del cambio que aumenten la adopción digital de residentes, consejo, personal de vigilancia y aseo.
• Organizar la gestión documental electrónica de la copropiedad: libros de actas, contratos, soportes contables, tiempos de conservación y respaldo.
• Valorar usos de la inteligencia artificial y la automatización en la administración de copropiedades con sus riesgos, límites y supervisión humana.
• Argumentar la responsabilidad profesional del administrador, la ética en el manejo de información y las buenas prácticas para una administración digital transparente.